Trendingmanado.com– Sekretariat DPRD Kabupaten Minahasa membuat satu karya inovasi di era digitalisasi ini. Instansi yang dipimpin Sekretaris DPRD, Jossy Kawengian, kembali menghasilkan aplikasi ‘Elektronifikasi Aspirasi Masyarakat’ yang diberi nama ‘E-Aspira’, suatu aplikasi yang memuat hasil reses dan pokok pikiran (Pokir) Anggota DPRD Minahasa Utara.
E-Aspira dapat diakses langsung oleh masyarakat melalui link https://sites.google.com/view/dprd-kab-minut, mengingat masyarakat memiliki kemampuan mengakses media digital untuk menyampaikan aspirasi, serta tingginya kesadaran masyarakat terhadap transparansi dan akuntabilitas publik.
Aplikasi E-Aspira dapat memberikan manfaat terhadap perbaikan kinerja organisasi yang terlihat dari meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses administrasi. Sebelum adanya aplikasi E-Aspira, kegiatan penginputan dan pelaporan hasil reses dilakukan secara manual dan acap kali tidak seragam antar bagian. Dengan hadirnya SOP terkait E-Aspira ini, semua pihak bekerja berdasarkan satu sistem yang sama, yang memungkinkan terjadinya integrasi informasi dan akuntabilitas kinerja yang lebih tinggi.
Dalam teknis pelaksanaannya, Tim ASN dipimpin Project Leader melakukan pembuatan link/situs di platform sites.google.com yang kompatibel dengan perangkat yang digunakan kantor/organisasi. Link/situs tersebut mudah diisi staf pendamping tanpa memerlukan pelatihan teknis yang rumit serta mudah diakses oleh Anggota DPRD. Tampilannya sederhana untuk memastikan input data berlangsung cepat dan minim kesalahan.
Digitalisasi hasil reses ini diuji coba terlebih dahulu untuk menghindari gangguan sistem dan memastikan seluruh elemen bekerja sesuai rencana. Sistem ini mendukung transparansi dan akuntabilitas yang lebih tinggi dibandingkan dengan dokumentasi secara konvensional/manual. Pelaksanaan input data hasil reses dilakukan secara bertahap berdasarkan jadwal reses masing-masing anggota DPRD.
Tim teknis siap siaga mendampingi dalam proses input untuk memastikan tidak ada kendala teknis maupun kesalahan pengisian data. Dan positifnya, respon dari pengguna awal cukup positif, karena sistem ini dianggap lebih efisien dan mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik.
Dampak dari penggunaan E-Aspira ini terhadap perbaikan kinerja organisasi sangat terasa. Pimpinan dan Anggota DPRD lebih mudah mengakses setiap hasil reses sehingga proses pengumpulan aspirasi yang sebelumnya membutuhkan waktu cukup lama, diharapkan dapat diselesaikan dalam hitungan jam.
Selain itu, arsip digital yang terbentuk dapat langsung digunakan dalam proses penyusunan perencanaan pembangunan daerah. Hal ini membuktikan bahwa digitalisasi bukan hanya efisiensi teknis, tetapi juga transformasi cara kerja yang berdampak langsung terhadap kualitas pelayanan publik.
Dengan adanya E-Aspira ini, akan meminimalisir terjadi pengurangan duplikasi program antar SKPD hingga 25 persen karena adanya konsolidasi data dari digitalisasi hasil reses.
Dan bagi masyarakat, akan meningkatkan transparansi dan aksesibilitas masyarakat terhadap hasil reses melalui teknologi (target peningkatan akses publik hingga 70%). Selanjutnya, aspirasi masyarakat lebih terdistribusi merata secara wilayah karena adanya SOP dan sistem digital yang memastikan keadilan dan akuntabilitas.
Ke depannya, pengembangan aplikasi E-Aspira akan difokuskan pada penambahan fitur khusus yang menampung hasil reses dan pokir secara terintegrasi dan real time. Penambahan fitur ini bertujuan agar anggota DPRD dan ASN Sekretariat dapat dengan mudah mengakses dan memantau seluruh proses input dan rekapitulasi aspirasi masyarakat. Dengan adanya fitur ini, proses pencatatan hingga pengusulan program berdasarkan pokir menjadi lebih efisien dan terdokumentasi secara sistematis.
Dengan tercapainya pengembangan fitur aplikasi E-Aspira dan penataan dukungan anggaran dalam DPA, diharapkan sistem digitalisasi hasil reses dan pokir tidak hanya sekadar proyek inovasi, tetapi menjadi bagian dari budaya kerja yang mapan di lingkungan DPRD. Tindak lanjut ini akan membuka ruang untuk inovasi selanjutnya dan memperkuat landasan bagi keberlanjutan sistem di tahun-tahun berikutnya.
Tindak lanjut aksi perubahan ini dalam jangka panjang, diarahkan untuk menciptakan ekosistem digital yang utuh dan berkelanjutan. Di antaranya, ASN yang terlibat dalam proses digitalisasi akan mendapatkan penguatan kompetensi agar dapat secara mandiri mengelola dan mengembangkan aplikasi E-Aspira.
Selain itu, pengembangan sistem akan disertai dengan dukungan pemeliharaan aplikasi agar selalu relevan terhadap kebutuhan organisasi dan pengguna. Fungsi pemeliharaan juga mencakup pengembangan fitur baru, perbaikan bug, dan peningkatan sistem keamanan data.
Dengan terlaksananya peningkatan kapasitas SDM dan penguatan infrastruktur teknologi, maka sistem e-Aspirasi akan bertransformasi menjadi instrumen tata kelola pemerintahan yang inklusif dan efisien. Aksi perubahan ini diharapkan tidak hanya berdampak pada peningkatan kualitas kinerja DPRD, tetapi juga memperkuat partisipasi masyarakat dalam proses pembangunan daerah secara transparan dan berkelanjutan.(*)
